Rechnungsanforderungen – Wie sieht eine Rechnung aus?
Sind Sie selbstständig als Gewerbetreibender oder als Freelancer in einer Agentur und fragen Sie sich vielleicht was Sie bei der Erstellung einer Rechnung beachten müssen? Das ist ganz schön viel, aber wenn man Bescheid weiß auch gar nicht so schwer.
Ihr Kunde hat einen Anspruch auf eine vollständige Rechnung
Die Anforderungen an eine Rechnung ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz. Wenn Ihr Kunde selbst Unternehmer ist und die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen kann, dann ist eine richtige vollständige Rechnung über die bezogene Leistung bzw. die erworbene Lieferung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Folgende Angaben müssen daher in einer Rechnung enthalten sein:
Angabe Ihres Namens
Als sog. leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller müssen Sie Ihren vollständigen Namen angeben. Wenn Sie Ihr Unternehmen nicht alleine betreiben, sondern zusammen mit anderen in Form einer Personengesellschaft oder in der Rechtsform einer GmbH, so muss der vollständige Name der Gesellschaft auf der Rechnung enthalten sein.
Name und Anschrift Ihres Kunden
Ebenso muss Ihr Kunde eindeutig und zweifelsfrei benannt sein. Hierzu gehört auch eine zutreffende Postanschrift. Die Angabe etwa eines Postfachs genügt, wenn ein solches vom Kunden unterhalten wird.
Ihre Steuernummer
Die Rechnung muss Ihre Steuernummer enthalten. Tipp: Beantragen Sie beim Finanzamt eine sog. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese reicht nämlich vollkommen aus und ist in der Praxis viel weniger anfällig für einen Missbrauch.
Rechnungsdatum und Zeitpunkt der Ausführung Ihrer Leistung
Das Datum an dem Sie die Rechnung ausstellen ist Pflicht auf jeder Rechnung. Ebenso müssen Sie in der Rechnung den Zeitpunkt nennen, in dem Sie Ihre Leistung ausgeführt haben. Bei einem Projekt ist dies der Zeitpunkt, in dem das Projekt abgeschlossen oder nach Vertrag teilweise abgeschlossen war. Tipp: Wenn Sie mit der Lieferung von Waren einen Lieferschein ausfertigen, dann reicht in der Rechnung ein Verweis auf den Lieferschein. Auch wenn Sie die Rechnung stets am Tag der Lieferung ausstellen, so reicht der Standardverweis “Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum”.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Vergeben Sie für jede Ausgangsrechnung eine fortlaufende systematische Rechnungsnummer. Das Finanzamt kann so die Vollständigkeit der vorgelegten Rechnungen nachprüfen.
Bezeichnung Ihrer Leistung
Sie müssen nach einer üblichen Art und Weise die von Ihnen erbrachte Leistung oder Lieferung genau bezeichnen. Hierzu gehört auch die Nennung der handelsüblichen Menge bei einer Lieferung oder die Beschreibung der Leistung. Pauschale Beschreibungen wie “Beratungsleistung” oder “Handwerkerarbeiten” sind unzulässig. Bei komplexen Leistungen ist auch der Verweis auf einen Vertrag oder einen Lieferschein erlaubt.
Das Entgelt und der Steuersatz
Das Entgelt ist der Nettobetrag Ihrer Leistung. Bei mehreren Leistungspositionen ergibt sich das Entgelt als Zwischensumme vor dem gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer. Wenn Sie verschiedene Umsatzsteuer schulden, also 0%, 7% oder 19%, dann müssen Sie das Entgelt und den jeweiligen Steuersatz in getrennten Positionen ausweisen. Bei Rabattvereinbarungen wie einem Skonto ist auf diese in der Rechnung zu verweisen oder dies durch einen entsprechenden Zusatz “x% Skonto bei Zahlung bis zum xx.xx.xxxx” zu vermerken.
Umsatzsteuerfreie sonstige Leistungen und Lieferungen
Erbringen Sie etwa steuerfreie Leistungen als Arzt oder Versicherungsmakler, so müssen Sie in Ihrer Rechnung darauf hinweisen. Am besten Sie verweisen direkt auf den einschlägigen Paragrafen des Umsatzsteuergesetzes.
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