Es gibt viele Gründe, weshalb das Schreiben eines Protokolls erforderlich sein kann. Dies ist etwa dann der Fall, wenn eine Sitzung, Tagung oder Konferenz anschließend noch einmal in schriftlicher Form vorgelegt werden soll. Aber wie schreibt man ein Protokoll, was benötigt man dazu und welchen Zweck erfüllt es? Auf Mittags-Pause.de erfahren Sie es!
Wozu benötigt man ein Protokoll überhaupt?
Grundsätzlich ist ein Protokoll dafür da, außenstehenden Personen die Möglichkeit zu geben, sich über den Verlauf eines Gesprächs zu informieren und wichtige Details mitzuteilen. Deshalb ist es essentiell besonders genau und vor allem objektiv zu arbeiten. Bevor Sie mit dem Schreiben des Protokolls beginnen, sollten Sie deshalb zuerst Ihre Gedanken ordnen. Dies können Sie beispielsweise mit Hilfe von Mind-Maps.
Welche Protokolltypen gibt es?
Auch wenn das Schreiben eines Protokolls vom Prinzip her immer gleich ist, gibt es doch unterschiedliche Protokolltypen, die alle eine andere Herangehensweise erfordern. Zu unterscheiden ist deshalb zwischen dem Ergebnisprotokoll und dem Verlaufsprotokoll. Daneben gibt es aber auch noch ein paar Sonderformen, wie etwa das Stundenprotokoll, das Gedächtnisprotokoll oder das Wörtliche Protokoll, wobei das Gedächtnis- und das Wörtliche Protokoll nur bedingt einsetzbar sind.
Wir schreibt man ein Verlaufsprotokoll?
Ein Verlaufsprotokoll gibt den Ablauf eines Ereignisses kurz und sachlich wieder. Es beinhaltet also sämtliche Äußerungen, wobei jede Aussage eines Sprechers detailliert benannt und auch mit einer exakten Zeitangabe festgehalten wird. Verfasst wird das Verlaufsprotokoll stets im Präsens. Es ist in Stichpunkten zu gliedern und Aussagen werden indirekt wiedergegeben.
Das Verlaufsprotokoll ist zum Beispiel ideal für Vereinssitzungen oder naturwissenschaftliche Versammlungen geeignet, da hier alle Abläufe besonders genau festgehalten werden können. Sämtliche Redebeiträge müssen im Verlaufsprotokoll benannt werden, da vor allem ein Beschluss, eine Meinung oder eine Konklusion jederzeit nachvollziehbar sein muss, denn nicht immer ist im Nachhinein ersichtlich, wie es eigentlich zum jeweiligen Ergebnis kommen konnte.
Aufbau eines Verlaufsprotokolls
Ein Verlaufsprotokoll besitzt immer einen Protokollkopf. Dieser setzt sich aus folgenden Punkten zusammen:
- Datum
- Ort
- Beginn und Ende
- Teilnehmer und Abwesende
- Name des Protokollanten
Sämtliche Punkte der Tagesordnung sind zu benennen, sofern vorhanden. Alle Beschlüsse müssen knapp, sachlich und objektiv geschildert werden – auch, wie es dazu kam. Dies bedeutet also, dass jede getroffene Aussage protokolliert werden muss und nicht nur der Ausgang, wie es beim Ergebnisprotokoll der Fall ist. Abschließend müssen der Protokollführer und der Vorsitzende der Versammlung das Protokoll unterzeichnen.
Gibt es zu einer Diskussion bestimmte Dokumente oder sonstige Unterlagen, so sind diese dem Protokoll als Anlage beizufügen und auch im Protokoll entsprechend zu benennen. Auch Quellen aus dem Internet sind zu benennen, wobei hier auch das Zugriffsdatum anzugeben ist.
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